OneDriveの「同期」とは？

同期とは、複数の保存場所にあるファイルを、同じ状態にそろえる仕組みです。 例えば、会社のパソコンにあるOneDriveフォルダー内の資料を編集すると、その変更内容がクラウド上のOneDriveにも反映されます。別のパソコンからOneDriveを開いた場合も、編集後のファイルを確認できます。
ファイルを追加・変更した場合だけでなく、削除した操作も同期されます。

同期の主な目的

• 複数のパソコンから同じファイルを利用する
• 社外や自宅から必要な資料を確認する
• 社員間でファイルを共有する
• パソコンとクラウドの内容を同じ状態に保つ
• ファイルの変更内容を自動的に反映する

同期は、日常業務を便利にするための機能です。 一方で、「変更や削除も反映される」という性質があるため、同期されていることと、安全なバックアップが確保されていることは同じではありません。

バックアップとは？
バックアップとは、元のデータに問題が発生したときに復元できるよう、別の場所や別の仕組みでデータを保管することです。

バックアップの主な目的

• 誤って削除したファイルを元に戻す
• 上書き前の状態に戻す
• パソコンが故障してもデータを復元する
• ランサムウェア被害からデータを復旧する
• 退職者や悪意のある利用者による削除に備える
• 災害や機器故障によるデータ消失に備える

重要なのは、元のデータが削除・破損・暗号化されても、バックアップ側まで同時に影響を受けないようにすることです。

同期とバックアップの違い

OneDriveには復元を助ける機能もありますが、「同期しているからバックアップは不要」と判断するのは危険です。

OneDriveには復元機能もある

OneDriveには、データ消失時に役立つ複数の機能があります。

ごみ箱からの復元
OneDrive上で削除したファイルは、ごみ箱に残っていれば復元できます。
ただし、ごみ箱を空にした場合や保存期間を過ぎた場合など、必ず復元できるとは限りません。

バージョン履歴
ファイルを誤って上書きした場合、バージョン履歴から以前の状態に戻せることがあります。
Microsoftの案内では、OneDriveに保存したファイルの「バージョン履歴」を開き、復元したい時点のファイルを選択できます。

OneDrive全体の復元
契約内容や利用環境によっては、OneDrive全体を過去の時点へ戻せる機能もあります。Microsoftは、OneDrive for Businessについて、過去30日以内の任意の時点にOneDrive全体を復元できる機能を案内しています。
これらは非常に便利な機能です。しかし、保存期間や対象範囲に制限があり、大量のデータが削除・暗号化された場合には確認や復元に時間がかかることもあります。
そのため、OneDriveの復元機能は有効な防御策の一つですが、会社の重要なデータを守る唯一の手段にはしない方が安全です。

OneDriveだけでは防ぎきれない5つのトラブル

1．誤削除が同期される
社員がOneDriveフォルダー内のファイルを削除すると、クラウド側や他の端末からも見えなくなることがあります。
「パソコンから消しただけのつもりだった」という操作でも、同期によって削除が反映されます。

2．誤った上書きが反映される
重要なExcelファイルやWord文書を誤って上書きすると、変更後の状態がOneDriveにも同期されます。
バージョン履歴から復元できる場合はありますが、目的の版が残っているとは限りません。復元機能の存在だけでなく、実際に履歴を確認できるか把握しておくことが重要です。

3．ランサムウェアによる暗号化が同期される
パソコンがランサムウェアに感染すると、OneDriveフォルダー内のファイルも暗号化される可能性があります。
暗号化後のファイルがクラウドへ同期されると、パソコン側だけでなくOneDrive上のファイルも開けなくなることがあります。
Microsoft 365にはランサムウェアからの復元を支援する機能がありますが、大規模な被害では復旧作業が複雑になります。Microsoftも、ランサムウェアや大規模な誤削除に備える手段として、別途「Microsoft 365 Backup」を提供しています。

4．アカウントにログインできなくなる
OneDriveのデータは、Microsoftアカウントや会社のMicrosoft 365アカウントと結びついています。
次のような問題が起きると、必要なファイルへアクセスできなくなる可能性があります。

• パスワードが分からない
• 多要素認証を利用できない
• 管理者アカウントにログインできない
• 退職者のアカウントを誤って削除した
• 契約やライセンスの管理ができていない
• アカウントが不正利用された

ファイルだけでなく、アカウントと管理者権限の管理も必要です。

5．同期対象だと思っていたフォルダーが同期されていない
OneDriveを導入していても、すべてのファイルが自動的に保護されるわけではありません。 保存場所や設定によっては、デスクトップやドキュメント、業務ソフトのデータ、メールデータなどが同期対象になっていないことがあります。
OneDriveのアイコンにエラーが表示されている、同期が停止している、容量が上限に達しているといったケースもあります。
「OneDriveを使っている」だけでなく、「必要なファイルが正常に同期されているか」を確認しなければなりません。
OneDriveの同期トラブルについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
▶ OneDriveが同期されない！原因と対処法をITサポート会社がわかりやすく解説

会社のデータを守るために必要な考え方

会社の重要なデータは、1か所だけに依存しないことが基本です。
例えば、次のように役割を分けて保管します。

• 日常業務とファイル共有：OneDrive・SharePoint
• 誤削除や上書きへの対応：ごみ箱・バージョン履歴
• 大規模な障害やランサムウェアへの対応：別系統のバックアップ
• パソコンやサーバーの障害対策：外付け媒体・NAS・クラウドバックアップ
• 早期復旧：復元手順と担当者を決めておく

ただし、外付けハードディスクやNASをパソコンへ常時接続したままにしていると、ランサムウェア感染時にバックアップまで暗号化される可能性があります。 単にデータをコピーするだけでなく、元データと同時に被害を受けにくい構成を考える必要があります。

まず確認したい7つのチェックポイント

自社のデータ管理について、次の項目を確認してみてください。

• ◻︎ OneDriveに保存されているファイルの範囲を把握している
• ◻︎ 同期エラーが発生していないことを定期的に確認している
• ◻︎ ごみ箱やバージョン履歴からの復元方法を知っている
• ◻︎ OneDrive以外にも重要データのコピーがある
• ◻︎ バックアップが元のデータと同時に変更・削除されない
• ◻︎ 管理者アカウントと多要素認証を適切に管理している
• ◻︎ 実際にバックアップから復元できるか確認している

一つでも分からない項目がある場合は、「バックアップしているつもり」になっている可能性があります。 特に注意したいのは、バックアップ処理が正常終了していても、必要なデータを復元できるとは限らないことです。
バックアップは、作成することよりも「必要なときに復元できること」が重要です。

OneDriveは便利だが、それだけに頼らないことが大切

OneDriveは、ファイル共有や共同作業、複数端末からの利用に適した便利なサービスです。
ごみ箱、バージョン履歴、OneDrive全体の復元など、データを守る機能も備えています。そのため、OneDriveを利用すること自体が問題なのではありません。
注意したいのは、OneDriveの同期を完全なバックアップだと思い込み、ほかの対策を行わないことです。
会社のデータを守るためには、

• どのデータがOneDriveに保存されているか
• 正常に同期されているか
• 何日前まで戻せるか
• 誰が復元操作を行えるか
• OneDrive以外のバックアップがあるか
• 障害時にどのくらいで業務を再開できるか

まで確認する必要があります。

IT担当者がいない会社でもバックアップ対策を進められます

中小企業では、OneDrive、Microsoft 365、NAS、外付けハードディスク、パソコン内のファイルが混在し、「どこに何が保存されているのか分からない」というケースも少なくありません。
また、バックアップ製品を導入していても、

• 正常に動いているか確認していない
• 担当者が退職して設定が分からない
• 保存容量がいっぱいになっている
• バックアップ対象から重要なフォルダーが漏れている
• 復元方法を誰も知らない

といった問題が起こります。
アルファパートナーズ株式会社の「よろずITおまかせサポート」では、IT担当者が不在または兼任している中小企業に対し、OneDriveやMicrosoft 365の設定確認、データ保存状況の整理、バックアップ方法の検討、パソコン・NAS・クラウドの運用支援を行っています。
大切なデータが失われてからでは、復旧できない場合があります。
「OneDriveだけで大丈夫か確認したい」
「バックアップの状況を整理したい」
「何をどこに保存すべきか分からない」
このような場合は、まず現在の環境を確認するところからご相談ください。