総務担当者へIT相談が集中すると起こる5つの問題

1．総務本来の仕事が止まる

ITトラブルは、予定どおりには発生しません。 給与計算や入退社手続きを行っている途中でも、社員から「パソコンが動かない」と相談されれば、業務を中断して対応することになります。
すぐに解決できる問題ならよいのですが、原因が分からない場合は、

• 1. 症状を確認する
• 2. インターネットで調べる
• 3. パソコンを再起動する
• 4. メーカーや業者へ連絡する
• 5. 状況を説明する
• 6. 社員へ結果を伝える

という対応が必要です。
一件のトラブル対応に30分から数時間かかることもあります。 その間、総務担当者の本来業務は進みません。

2．解決できないことへの心理的負担が大きい
ITトラブルは、原因が目に見えないことが多くあります。
メールが届かない場合でも、考えられる原因は一つではありません。

• Outlookの設定
• メールボックスの容量
• インターネット接続
• 迷惑メール判定
• メールサーバー
• Microsoft 365
• 送信元の設定
• セキュリティソフト

専門家でなければ、どこから確認すればよいのか判断するだけでも大変です。
さらに、「設定を変更して悪化させたらどうしよう」「大切なデータが消えたらどうしよう」という不安もあります。
ITに詳しくない人が責任だけを負う状態は、大きな心理的負担になります。

3．インターネット上の情報だけでは判断できない
パソコンのトラブルを検索すると、多くの対処方法が見つかります。
しかし、インターネット上の記事は、その会社の環境に合わせて書かれているわけではありません。

• Windowsのバージョン
• Outlookの種類
• メールサーバー
• Microsoft 365の契約内容
• セキュリティ設定
• ネットワーク構成
• 使用している業務システム

4．問題が起きるたびに相談先を探すことになる
中小企業のIT環境には、複数の業者が関係しています。

これらが異なれば、同じ症状でも原因や対処方法が変わります。
検索結果に書かれた設定をそのまま変更すると、別の問題が発生することもあります。 「調べれば分かる」と「自社で安全に実行できる」は同じではありません。

• パソコンを購入した業者
• インターネット回線会社
• メール・サーバー会社
• 複合機の販売会社
• ホームページ制作会社
• 業務システムの開発会社
• セキュリティソフト会社

トラブルが発生しても、どの業者へ連絡すべきか分からないことがあります。 連絡しても、 「パソコン側の問題だと思います」
「ネットワークは当社の担当外です」
「メールサーバーには問題ありません」
と言われ、別の業者を案内されることもあります。
そのたびに総務担当者が状況を説明し直し、複数の業者を調整しなければなりません。

5．対応方法が総務担当者個人の記憶に残る
苦労してトラブルを解決しても、対応内容を記録する時間がないと、次に同じ問題が起きたときに最初から調べ直すことになります。
また、その総務担当者が休暇を取った場合や退職した場合、ほかの社員は次のことが分からなくなります。

• どの業者へ相談していたか
• 管理者アカウントは何か
• どこを設定変更したか
• 契約書はどこにあるか
• パスワードを誰が管理しているか
• 前回のトラブルをどう解決したか

IT担当を総務担当者へ任せること自体よりも、その人しか分からない状態にしてしまうことが問題です。

総務担当者がITに詳しくなることが解決策ではありません

ITの問題が増えると、「総務担当者に勉強してもらおう」と考えることがあります。
もちろん、基本的な知識や操作方法を身につけることは役に立ちます。
しかし、総務担当者が次のすべてに詳しくなるのは現実的ではありません。

• パソコン
• Windows
• Outlook
• Microsoft 365
• OneDrive・SharePoint
• ネットワーク
• Wi-Fi
• セキュリティ
• バックアップ
• ホームページ
• 業務システム
• 生成AI

これらは、それぞれ異なる専門分野です。
また、ITはサービスの仕様や設定が頻繁に変わります。一度勉強すれば終わるものではありません。
総務担当者に必要なのは、すべてを自分で解決する能力ではなく、次の3つです。

• 1. 困っている状況を整理する
• 2. 社内で確認できる情報を集める
• 3. 判断できないことを専門家へ相談する

専門的な調査や設定変更まで、総務担当者だけで抱える必要はありません。

経営者が考えたいのは「誰に任せるか」ではなく「誰に相談できるか」

社員数が15～40名程度の会社では、専任のIT担当者を1人採用するほど、毎日IT業務が発生するとは限りません。
一方で、ITの困りごとは定期的に発生します。

• パソコンの故障
• メールの送受信トラブル
• 新入社員のアカウント設定
• 退職者のアカウント停止
• Microsoft 365の設定
• データのバックアップ
• 迷惑メールや不正アクセス
• 業者から届いた見積書の確認
• ホームページの更新
• 新しいサービスの導入

そのため、社内に専門担当者を置くことだけが解決策ではありません。
必要なときに状況を説明でき、最初に相談できる外部のIT担当者を持つ方法もあります。
総務担当者は、社内の状況を外部のIT担当者へ伝えます。外部のIT担当者は、原因を整理し、必要に応じて専門業者やメーカーと調整します。
この役割分担ができれば、総務担当者は一人で原因を調べ続ける必要がなくなります。 経営者自身が、細かなIT設定を理解する必要もありません。

社内で対応することと、外部へ相談することを分ける

すべてのIT業務を外部へ任せる必要はありません。
日常的な確認と、専門的な判断を分けることが大切です。

IT業務	社内で対応しやすいこと	外部へ相談したいこと
パソコン	電源やケーブルの確認、症状の記録	故障診断、設定変更、データ移行
メール	エラー画面の確認、発生日時の記録	送受信障害、サーバー・認証設定
アカウント	入退社情報の連絡、利用者の確認	権限設定、停止手順、引き継ぎ
OneDrive	必要なファイルの確認	同期障害、共有設定、データ保護
セキュリティ	不審なメールを報告する	真偽判定、被害確認、再発防止
ネットワーク	影響を受けている人数の確認	原因切り分け、機器・回線の調整
IT業者	契約書や見積書を共有する	内容確認、質問整理、業者間調整

総務担当者が状況を把握し、外部のIT担当者が専門的な判断を支える形が、無理のない運用です。

外部のIT相談先があると総務の仕事はどう変わる？

外部に継続的な相談先があると、ITトラブルが完全になくなるわけではありません。 変わるのは、トラブルが起きた後の対応です。

相談先が決まっていない場合	外部のIT相談先がある場合
総務担当者がインターネットで調べる	症状を整理して相談できる
どの業者へ連絡するか迷う	最初の相談先が決まっている
複数の業者へ同じ説明をする	必要な業者との調整を依頼できる
設定変更が不安で後回しにする	影響を確認しながら進められる
対応内容が個人の記憶に残る	対応履歴や設定情報を整理できる
総務の本来業務が長時間止まる	必要な確認だけに集中できる

大切なのは、「総務担当者の代わりに全部操作する人」を用意することだけではありません。
困ったときに状況を整理し、次に何をすればよいか示してくれる相手がいることです。

こんな状態なら、総務担当者だけで抱えない方がよいかもしれません

自社の状態を確認してみてください。

• ◻︎パソコンやメールの相談が、いつも同じ総務担当者へ集まる
• ◻︎総務担当者がインターネットで調べながら対応している
• ◻︎ITトラブルが起きると、総務の仕事が止まる
• ◻︎どの問題をどの業者へ相談すればよいか分からない
• ◻︎Microsoft 365の管理者が誰か分からない
• ◻︎パスワードや契約情報が特定の人しか分からない
• ◻︎退職者のアカウントを停止する手順が決まっていない
• ◻︎バックアップからデータを戻せるか確認していない
• ◻︎業者の説明や見積書が妥当か判断できない
• ◻︎困ったときに、まず連絡できるIT相談先がない

3つ以上当てはまる場合は、総務担当者の努力だけに頼らず、ITの相談体制を一度整理することをおすすめします。
社内SEがいない会社で起こりやすい問題については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

社内SEがいない会社で起こる7つの問題

相談するときに専門用語は必要ありません

IT会社へ相談する際、「うまく説明できるか不安」と感じる方もいらっしゃいます。
しかし、最初から原因や製品名を正確に説明する必要はありません。
次のような情報が分かれば、状況を整理しやすくなります。

• 何ができなくなったか
• いつから起きているか
• 何人に影響しているか
• 画面に何と表示されているか
• 直前に何か変更したか
• どの会社やサービスと契約しているか

例えば、
「昨日から1人だけメールを受信できません」
「パソコンを買い替えてから共有フォルダーが見えません」
「取引先からセキュリティの質問書が届きました」
「Microsoft 365の管理者が誰か分かりません」
という説明からでも相談できます。
専門用語を使って説明することよりも、今起きていることをそのまま伝える方が重要です。

よろずITおまかせサポートは、総務担当者と経営者の相談窓口です

アルファパートナーズ株式会社の「よろずITおまかせサポート」は、IT担当者が不在、または総務担当者や経営者がIT業務を兼任している中小企業向けのサービスです。 日常の小さな困りごとから、IT環境全体の整理まで継続してご相談いただけます。

• パソコン・メールのトラブル
• Microsoft 365・OneDriveの設定
• 入社・退職時のアカウント管理
• バックアップやセキュリティ対策
• ホームページやWordPressの管理
• IT業者への問い合わせや調整
• 見積書や提案内容の確認
• 生成AIや新しいITサービスの活用

「どの業者へ相談すればよいか分からない」という段階でも問題ありません。 まず状況をお聞きし、アルファパートナーズで対応するのか、メーカーや既存業者へ確認するのか、次に取るべき対応を整理します。
総務担当者が一人で調べ続ける必要はありません。経営者が細かな設定内容をすべて理解する必要もありません。
社内の状況を把握している総務担当者と、判断を支える外部のIT担当者が連携することで、無理のないIT運用をつくることができます。

まとめ：総務担当者に必要なのは「知識」より「相談できる相手」

総務担当者へIT相談が集まるのは、その人が頼りにされているからです。 しかし、頼りになる人だからといって、パソコン、メール、ネットワーク、セキュリティまで、一人で抱える必要はありません。
経営者が整えるべきなのは、総務担当者にITをすべて覚えてもらう環境ではなく、総務担当者が困ったときに相談できる体制です。

• 総務の本来業務を止めない
• 設定変更を一人で判断させない
• 問題ごとに業者を探させない
• 対応内容を個人の記憶だけに残さない
• 困ったときの相談先を決めておく

これだけでも、総務担当者の負担と会社のITリスクは大きく変わります。
「今、誰がIT対応をしているのか」
「その人が休んだとき、誰へ相談するのか」
「困ったときの連絡先が決まっているか」
経営者の方は、まずこの3点を確認してみてください。

よろずITおまかせサポートを見る

社外の社内SEという選択肢について見る

IT担当者を採用する場合の費用と外部委託を比較する

お問い合わせ・ご相談はこちら

ITの困りごとを、
どこに相談すればよいかわからない。

そんなときは
よろずITおまかせサポートへご相談ください。

アルファーパートナーズが中小企業のIT相談役
として状況整理から伴走します。