kintoneを導入したのにExcelが減らないのはなぜ？二重管理が起きる7つの理由と改善方法
「kintoneを導入したのに、結局Excelにも同じ内容を入力している」
「現場はExcel、管理者だけがkintoneを使っている」
「kintoneからCSVを書き出し、Excelで集計し直さないと月次資料を作れない」
業務改善のためにkintoneを導入しても、Excel、メール、紙の管理がそのまま残り、以前より入力作業が増えてしまう会社があります。
これは、kintoneが自社に合わなかったとすぐに判断すべき状態ではありません。多くの場合、どちらを正式な情報とするか、誰が入力するか、どの時点で承認するか、どの集計が必要かが整理されないままアプリだけ作られています。
この記事では、kintoneとExcelの二重管理が起きる7つの理由と、既存アプリを捨てずに改善する手順を、中小企業の経営者・総務担当者向けに解説します。
2026年11月10日
kintoneを導入してもExcelが残ること自体は失敗ではない
kintoneは、複数人で同じ情報を共有し、変更履歴、コメント、アクセス権、一覧、集計、プロセス管理などを組み合わせられる業務改善プラットフォームです。一方、Excelは自由な計算、細かな帳票加工、個人での一時的な分析に向いています。
公式ヘルプでも、kintoneのレコードをCSVへ書き出し、Excelなどで集計・分析する使い方が案内されています。問題なのはExcelを使うことではなく、同じ情報を両方へ手入力し、どちらが最新か分からない状態です。
| 使い分け | 主な役割 |
|---|---|
| kintoneを正本にする | 日常入力、複数人での共有、案件状況、コメント、承認、変更履歴、権限管理 |
| Excelを出口として使う | 一時的な分析、複雑な計算、社外指定様式、経営会議用の加工、バックアップ出力 |
| Excelを正本として残す例 | kintone化の効果が小さい個人作業、短期間だけ使う試算、外部システム指定の原本 |
二重管理が起きる7つの理由
| 理由 | 起きていること |
|---|---|
| 1．どちらが正本か決まっていない | kintoneとExcelの両方を更新対象にすると、内容がずれ、社員は慣れたExcelを優先します。 |
| 2．Excelをそのままアプリ化した | 列をフィールドへ置き換えただけでは、業務の流れ、入力者、承認、集計が改善されません。 |
| 3．現場が必要な一覧・集計がない | 担当者別一覧、期限超過、月次集計などが見えないと、CSVを書き出してExcelで作り直します。 |
| 4．入力項目が多く使いにくい | 管理側が欲しい項目を詰め込みすぎると、現場は入力を後回しにし、別のメモやExcelを使います。 |
| 5．既存業務とつながっていない | 顧客マスタ、勤怠、会計、メールなどとの転記が残ると、kintoneが新しい入力先として追加されます。 |
| 6．利用ルールと教育が不足している | 入力期限、担当者、修正方法、困ったときの相談先が曖昧だと、部署ごとに使い方が分かれます。 |
| 7．導入後に改善する担当者がいない | 業務は変化します。アプリを作って終わりにすると、現場とのずれが広がりExcelへ戻ります。 |
ツールだけでなく、正本・業務の流れ・定着方法を見直します
理由1：どちらが正本か決まっていない
『念のためExcelにも残す』運用を続けると、いずれ更新漏れが発生します。会社として、日常業務で参照・更新する正式なデータを1つに決めます。Excelへ出力した資料は、原則としてその時点の集計・提出用資料と位置付けます。
理由2：Excelをそのままアプリ化した
Excelの列をそのままフォームへ並べても、誰がいつ入力し、次に誰が確認し、完了をどう判断するかは変わりません。移行前に『この項目は何の判断に使うか』『入力されなかったら何が困るか』を確認し、不要な項目を減らします。
理由3：必要な一覧・集計がない
現場が毎日見る一覧と、経営者が月次で見る集計は異なります。担当者別、未対応、期限超過、部署別、月別など、利用者ごとの一覧とグラフを用意します。標準機能で足りない集計だけを、Excel出力や連携サービスで補います。
理由4：入力項目が多く使いにくい
必須項目が多い、選択肢が分かりにくい、スマートフォンで入力しにくいアプリは定着しません。最初に必要な項目だけへ絞り、選択式、初期値、ルックアップ、計算などで入力負担と表記ゆれを減らします。
理由5：既存業務とつながっていない
同じ顧客名や案件番号を複数アプリ・Excelへ入力している場合は、マスタを決め、ルックアップや関連レコード、アプリアクション、CSV連携、外部連携を検討します。すべてを自動化せず、転記回数と誤りが多い箇所から優先します。
理由6：利用ルールと教育が不足している
操作説明だけではなく、いつまでに誰が入力するか、間違えたときに誰が直すか、Excelへ出力した後に更新してよいかなどを決めます。A4一枚程度の運用ルールと、実際の業務を使った短い説明会が有効です。
理由7：導入後に改善する担当者がいない
サイボウズのkintone SIGNPOSTでも、目的設定、設計・構築、リリース・定着、運営、継続企画までを継続的な業務改善の流れとして示しています。月1回でも利用者の困りごとを集め、優先順位を付けて改善する体制が必要です。
まず『二重入力一覧』を作る
改善を始めるときは、アプリの機能追加より先に、同じ情報をどこへ何回入力しているかを整理します。
| 情報 | 最初の入力先 | 転記先 | 転記理由 | 正式な情報 |
|---|---|---|---|---|
| 顧客情報 | Excel | kintone・会計 | 部署ごとに台帳がある | 未決定 |
| 案件進捗 | kintone | 月次Excel | 経営会議の集計 | kintone |
| 承認結果 | メール | kintone | 記録を残すため | kintoneへ統一候補 |
件数、所要時間、転記ミスの影響が大きいものから改善します。最初から全部署・全アプリを直す必要はありません。
kintoneとExcelの二重管理を改善する6ステップ
- 1. 対象業務を1つ選ぶ：転記回数、時間、誤り、最新版不明の影響が大きい業務を選ぶ
- 2. 現在の流れを可視化する：誰が、何を見て、どこへ入力し、誰が確認するかを書き出す
- 3. 正本とExcelの役割を決める：日常更新はkintone、分析・提出用加工はExcelなど境界を決める
- 4. アプリを小さく直す：不要項目、必須項目、一覧、集計、権限、プロセス、マスタ連携を調整する
- 5. 少人数で試す：実際のデータで2～4週間試し、入力時間、転記回数、漏れ、困った点を記録する
- 6. 運用ルールと改善担当を決める：正式切替日、旧Excelの扱い、問い合わせ先、月次見直しを決める
Excelを禁止するのではなく、正本と役割を決めて重複入力を減らします
旧Excelはすぐ削除せず、更新を止める
正式切替後も、旧Excelを一定期間参照用として残す場合があります。ただし、誰でも更新できる状態では二重管理が続きます。ファイル名へ『参照用』『更新禁止』『切替日』を入れ、編集権限を限定し、保管期限を決めます。
切替時の表示例
【参照用・更新禁止】案件管理_2026年11月30日まで.xlsx ／ 2026年12月1日以降の正式データはkintoneを参照してください。
改善効果は利用者数より業務の変化で測る
| 確認指標 | 確認方法 |
|---|---|
| 二重入力回数 | 同じ内容を別ファイル・メール・アプリへ転記した回数 |
| 入力・集計時間 | 1件あたりの入力時間、月次集計にかかる時間 |
| 修正・確認件数 | 表記ゆれ、重複、入力漏れ、最新版確認の問い合わせ |
| 業務の滞留 | 期限超過、承認待ち、担当不明の件数 |
| 利用者の負担 | 操作で迷う箇所、使わない項目、スマホ入力のしやすさ |
ログイン人数だけで成功・失敗を判断せず、転記や確認作業がどれだけ減り、必要な情報を早く見つけられるようになったかを確認します。
こんな状態ならアプリ改善を検討してください
- 同じ顧客名・案件番号をkintoneとExcelへ入力している
- 月末になるとCSVを書き出し、毎回同じ集計表を作っている
- 現場のExcelと管理者のkintoneで数字が合わない
- 入力項目が多く、空欄や仮入力が増えている
- 部署ごとに似たアプリや台帳が増えている
- 退職した作成者以外はアプリ設定を変更できない
- 改善要望があるが、誰へ伝えるか決まっていない
よくある質問
kintoneを『導入済み』から『使える状態』へ改善します
アルファパートナーズの『よろずITおまかせサポート』では、kintoneを導入したもののExcelやメールが残っている中小企業向けに、現在の業務整理からアプリ改善、社内定着まで支援します。
- kintone・Excel・メール・紙を含む現在の業務フロー整理
- 二重入力、転記、集計、承認、属人化の洗い出し
- 既存アプリのフォーム、一覧、集計、権限、プロセスの見直し
- マスタ連携、CSV入出力、プラグイン、外部サービスの検討
- 既存データの移行・整備と旧Excelの更新停止
- 利用ルール、手順書、説明会、問い合わせ窓口の整備
- 導入後の軽微改修と継続的な改善支援
『何から直せばよいか分からない』『作った担当者が退職した』という段階でも構いません。実際の業務と画面を確認し、効果が大きい箇所から優先順位を整理します。
kintoneの使い方ではなく、業務の流れから見直します
既存アプリとExcelを確認し、残すもの・やめるもの・連携するものを整理します。小さな改修からご相談ください。
kintoneとExcelの二重管理を相談する まとめ Excelをなくすより、二重入力をなくす
kintone導入後もExcelが残る主な原因は、製品の機能不足だけではありません。正本、業務フロー、必要な一覧、入力負担、連携、利用ルール、改善体制が曖昧なまま運用されていることが多くあります。
- kintoneとExcelのどちらを正式な情報にするか決める
- Excelを禁止せず、分析・提出用など役割を明確にする
- 同じ情報を何回入力しているか一覧にする
- 現場が必要な入力画面・一覧・集計へ小さく直す
- 少人数で試し、転記回数と作業時間を測る
- 旧Excelは参照用にし、更新停止日と保管期限を決める
- 改善担当者と定期的な見直しの場を決める
経営者がkintoneの設定を覚える必要はありません。『どの作業を減らしたかったのか』『どちらの数字を信じるのか』『現場が何に困っているか』を確認することが、活用改善の出発点です。
